エクセルとワードの違い

ソフトウェアは人の労働を軽減させるためにあるのであって、
仕事を増やすものではない。
昔、エクセルの入力規則を知らない子がデータベース(というか
単なる表)を作っていて、

「ここには半角で入力してください」

と、何度も派遣の人に言って聞かせているのを聞いて耳を疑った。
わたしも入社したばかりだったので、あまり最初からいろいろ
言っても、と思い様子をみていたが、どうもその教えている方の人が
エクセルの仕組みをよくわかってないんじゃないか、という気がしてきた。

派遣のほうの人は、間違えて全角で入力してしまって、

「すいません、今度から気をつけてチェックして、見直しもします」

というやりとりをしていた。


いったいなんのためのエクセルなんだか・・・。

あまりにも不毛なやりとりをしているのを見かねて、入力規則で
制御するように教えたのだが、彼女の驚きようといったらなかった。

教わっている方も気の毒だったが、教えている方はちょっとお局風
の人だったので、どちらかといえば彼女のほうが立つ瀬がなかったろう。


会社の決算を今日から始めた。
いままで経理をさぼってきたので、1年分の帳簿をつけるところから
始めるという大仕事になってしまった。

簿記のソフトウェアは一応あるにはあるのだが、開始の設定を
したり、勘定科目を新規で作ったりといろいろ面倒だと思い、
使うのをやめた。

それで、どうやったかというと、エクセルなのである。
複式簿記をエクセルでどうやるか、という問題は非常に簡単で
最近はピボットテーブルの機能がますます強化されたので、


借方 交通費 500円
貸方 未払金 500円

と、2行ずつつけていけばよい。
もっとも、こういう風にやると面倒なので、もっと単純化する。

10  交通費  500
20  未払金  500

しかし、こうなると、ちょっと面倒になる。

10  D100   500
20  B100  500

そこで、あとから数式をつかって

D100=交通費 というロジックを組めばよい。
入力するときは、オートフィルをそのまま使って漢字表記を
使ったほうがD100とB108と間違うこともないし、余計な
チェックが必要なくなる。

勘定科目の体系もかなりシンプルにすればよいわけで

A 貸借対照表(バランスシート) 資産の部
B 貸借対照表(Balance Sheet) 負債の部
C 貸借対照表(B/S) 資本の部

D 損益計算書(Profit & Loss Statement)  売上&売上原価
E 損益計算書 費用の部
G 損益計算書 税金等

ぐらいにわけておけば、言うことない。
わたしはそれも面倒なので、A-Dぐらいにしておいて、あとは
ノリで組み立てることにする。

小さな会社には別に複雑な経理はまったく必要ないし、決算仕訳
だけ、未払・未収・前払・前受などを整理しておけばよい。
固定資産があれば仕訳の数も増えるけれども、1年に1度まとめて
1本の仕訳でつくってしまったほうが簡単だ。

今日は1日で伝票250枚程度を処理したけれど、こんなものいちいち
ソフトウェアで入力していたら、1週間はかかる。

入力作業で時間をとられることが一番不毛なのだから、その部分は
できるだけ単純化し、反復可能なところは一気に仕上げる。

しかし、エクセルとワードをしっかり区別して使えている人は意外と
少ないことに最近気づいた。 大学なんてもっとひどい。
レポートを提出させるのに、フォーマットがエクセルということが
あってびっくりした。

エクセルは表計算ソフトなのだから、データとして活用できるもの
以外は、ワードでいいんじゃないだろか。
ひとつのセルをひっぱって大きくしたところで、入力するときには
Alt+enterで改行しなければならない、って知っているよね??

面倒なので、わたしはテキストファイルで文章を作成してから
エクセルのひとつのセルに1000字ぐらい張り付けておいた。
こんな使い方をしたらダメという典型的な例だった。

うーん、まだ批判主義は続いている。
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by MySakuranbo | 2012-04-04 22:25 | 日々の出来事 | Comments(0)

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